Regras de etiqueta para não errar quando falar ao telefone
Desde que o telefone foi inventado, em 1876, o mundo mudou muito. A partir dos anos 90, cada vez mais gente se comunica por e-mail, em vez de esperar alguém tirar o fone do gancho ou a linha desocupar. Bem, isso é sinal de que o telefone está ficando ultrapassado. Mas ainda hoje o telefone continua sendo muito usado, e deve ser operada com sabedoria - e para a qual existem, sim, regras de boa educação.
Fale ao telefone, apenas
Por mais estranho que pareça, um
telefonema requer mais concentração do que uma conversa ao vivo.
Por telefone, a expressão facial e a linguagem corporal se perdem.
Precisamos, portanto, usar nossa sensibilidade para interpretar o tom
de voz e as sutilezas do que está sendo dito. Qualquer ruído
estranho na linha (literalmente) pode ser deselegante ou
comprometedor. Por isso, durante uma ligação, jamais aproveite para
fazer um lanche, digitar anotações ou assinar documentos. Os
aparelhos são sensíveis, o interlocutor percebe qualquer movimento
estranho e vai concluir que você não está dando atenção a ele.
Para evitar constrangimentos, concentre-se na conversa, e apenas
nela.
Estabeleça prioridades
A cena, infelizmente, é comum: você
está em reunião na sala de um sujeito e ele atende a três chamadas
“urgentes” em meia hora. Em cada uma gasta “só” 3 ou 4
minutinhos. Ao desligar, se desculpa com ar de chefe superocupado.
Pronto: lá se foram 12 minutos de sua preciosa meia hora. É um
mistério por que isso acontece. Você está lá face a face, marcou
a reunião com antecedência, mas quem telefona acaba tendo
prioridade sobre a sua pessoa ali. É o cúmulo da falta de
consideração e da inversão de valores, não é mesmo? Por isso,
evite o telefone quando estiver com outra pessoa na sala.
Imagem é tudo
A mensagem gravada na secretária
eletrônica diz muito a seu respeito. O tom de voz é tão importante
quanto a mensagem em si. Voz soturna ou festiva passam uma imagem
ruim. Fundos musicais e gracinhas não combinam com negócios.
Anote recados
Todo mundo já ligou para alguém e
ouviu a secretária dizer “lamento, ele está em reunião” ou
“está fora da empresa”. Pode até ser verdade, mas o que parece,
de acordo com o jeito com que a pessoa falou, é que ela não quer
falar naquele momento com quem a está procurando. Se o diretor ou
presidente estiver mesmo ocupado, informe ao menos onde ele está,
quando volta e quando vai retornar a ligação. Com isso, mostra-se
boa vontade e organização. Importante: mesmo que você não consiga
retornar a ligação no mesmo dia, peça que alguém o faça e marque
uma outra hora conveniente para as duas partes.
Alô, sou eu
Se é você quem atende o telefone,
redobre a atenção. Com a correria do dia-a-dia a tendência é de
atender latindo. Para evitar isso, espere mais um toque para
organizar os pensamentos. Se uma segunda linha toca enquanto está
falando, atenda e peça à pessoa da segunda ligação para esperar
um pouco. Se não der para falar naquele momento, diga que voltará a
ligar. E ligue mesmo.
Quando não dá para evitar
Às vezes não tem jeito e temos que
atender alguém na frente de terceiros. Tudo bem. No entanto, procure
fazê-lo com discrição. Nada de gestos, caretas ou comentários
tapando o bocal. Isso pega mal. Por outro lado, quem testemunha
qualquer conversa ao telefone deve, literalmente, ficar surdo, e
depois mudo. Comentar depois, nem pensar.Matéria publicada por International Sites Brasil (www.internationalsites.com.br), em parceria com a Gráfica Muito Mais Barata (graficamuitomaisbarata.blogspot.com.br) e o Portal Consultas Contábeis (consultascontabeis.blogspot.com.br). Editores: Flávio Del Puente (Vendas e Marketing), Clara Cont (Contabilidade e Finanças) e Mauro Marques (Gestão e Empreendedorismo).